A história do Cartório de Registro Civil e Notas de Santana de Caldas começa em 1888, com a fundação de um pequeno escritório de registro, fruto da necessidade de formalizar os primeiros registros de nascimento, casamento e óbito na cidade. A cidade de Caldas, em sua fase inicial, era um pequeno povoado, com a economia baseada principalmente na agricultura e na pecuária. A chegada de imigrantes europeus, principalmente de Portugal e Itália, impulsionou o crescimento da população e a necessidade de um sistema de registro mais organizado e eficiente. Aos poucos, o cartório se consolidou como um ponto de referência para a comunidade, auxiliando na documentação de famílias e na organização da vida social.
O primeiro tabelião, o Sr. Manuel Ferreira, foi o pioneiro a dar vida ao cartório. Em 1895, com a crescente demanda por serviços de registro, ele se dedicou a registrar os primeiros nascimentos, casamentos e óbitos, utilizando métodos rudimentares, mas eficazes para a época. Ao longo das décadas seguintes, o cartório passou por diversas transformações, adaptando-se às novas tecnologias e às demandas da população. A década de 1930 viu a introdução de um sistema de arquivos mais formalizado, com a criação de um sistema de organização de documentos e a contratação de auxiliares de registro. A cidade de Caldas, com seu ritmo de crescimento, sempre buscou aprimorar seus serviços, e o cartório se tornou um importante instrumento de preservação da memória histórica da cidade.
Hoje, o Cartório de Registro Civil e Notas de Santana de Caldas é um marco da história de Caldas. Atende a milhares de famílias, registrando com precisão e segurança os eventos mais importantes da vida de seus habitantes. A estimativa atual é que o cartório tenha atendido mais de 50.000 famílias, desde o nascimento até o falecimento, e que a sua atuação continua a ser fundamental para a preservação da história e da identidade da cidade. O nome "Cartório de Registro Civil e Notas de Santana de Caldas" foi adotado em 1978, em um ato de reconhecimento da importância do cartório para a comunidade e para a memória da cidade, simbolizando a continuidade e a tradição do serviço de registro.